下列舉兩個用戶端的需求範例，來說明ERP顧問師如何釐清問題：
1. 用戶端原始需求
● 範例一
產品管理-可特定費用攤提管理，並依生產數量(可對應訂單報價系統)或期間管理或人工輸入條件值管理，可產生未攤提完成報表
● 範例二
電子資料如對帳單的轉入功能?
2. 問題釐清的步驟 從上面的文字表達，實在很難了解使用者的需求是什麼!! 這是ERP顧問常常會碰到的問題，你必須在一秒鐘之內：
(1) 整理思緒，判斷問題的關鍵字，準備發問
(2) 發問方式必須能夠引導使用者的原始需求
(3) 快速對應系統功能，並向使用者說明
(4) 釐清差異的地方
(5) 提出調整方案，或全新架購系統I/P/O(輸入/處理/輸出)流程
(6) 尋求共識與結論
3. 解題範例一
顧問提問；由關鍵字釐清問題，瞭解原始需求
| 顧問發問 | 使用者回答 | |
(1)
| 特定費用比如是什麼費用? | 比如模具費 |
| (2) | 攤提到哪裡? | 銷售單價 |
| (3) | 生產數量(對應訂單)所指為何? | 比如每銷售1PCS，單價加收1元模具開發費用，加收到10萬PCS為止 |
| (4) | 期間管理所指為何? | 如上說明，但是客戶必須於兩年內訂購滿10萬PCS，否則期滿時，得向客戶收取差額的模具開發費用 |
顧問提出對策：系統對應方式與調整方案
| 歸納後使用者的需求 | 系統對應 | |
| (1) | 銷售單價控管 | 銷售單價設定作業 1.依據料件+客戶設定單價 2.可以設定單價有效起迄日期(如兩年)及 累計下訂數量區間(如0-10萬PCS)的 單價(有加收分攤模具費的單價) 3.另外可以設定不在上述條件之下的單價 |
| (2) | 逾期查詢 | 逾期請款查詢作業 1.可查詢已到期,但累計下訂量未達數量區 間上線者 2.需可以計算出需要請款的金額,合約編號 …等等資料 3.可以標示已請款過的相關紀錄,於下次查 詢時,可以不用再出現 |
| (3) | 逾期請款作業 | 其他類(勞務類)收入建檔 |
4. 解題範例二
顧問提問；由關鍵字釐清問題，瞭解原始需求
| 顧問發問 | 使用者回答 | |
| (1) | 客戶對帳單電子檔為何需要轉入ERP系統? | 作為請款使用,必須By到料號請款 |
| (2) | 所謂請款指的是開發票向客戶請款嗎? (發票有By到料號,立沖帳資料的Key只到出貨單號) | 是的,我們的貨送到客戶端後,必須經過客戶驗收確認後才會給我們對帳單,我們必須依照對帳單的明細開發票請款 |
| (3) | 一般來說是隨貨附發票、月結開發票、以及驗收後開發票；驗收後開發票又分為依我方出貨單逐張驗收，或所謂的VMI、HUB倉、寄賣倉的做法，是依據客戶實際需要領料驗收後才開發票,目前我們是哪一種? | 我們屬於VMI、HUB倉、寄賣倉的做法,等客戶實際需要領料驗收後才開發票 |
顧問提出對策：系統對應方式與調整方案
| 歸納後使用者的需求 | 系統對應 | |
| (1) | VMI倉的庫存管理 | 1.以訂單(S/O)轉調撥單,由總倉調撥VMI倉 2.依據客戶驗收的對帳單產生出貨單 (規劃電子對帳單轉成出貨單的方式) |
| (2) | 對帳單請款 | 1.依據上述出貨單開出發票請款 |
結論
身為ERP顧問，必須有十八般武藝，可以快速聽懂、釐清客戶的需求，並提出對策。對策又包含應用到現有系統功能即可達成、或最小調整可達成、或全新架構I/P/O作業流程。在這些訪談過程中，同時展現你的專業，取得客戶信任，專有名詞的運用，如IQC的計量值、計數值，如有效工時、除外工時，如生產計劃的Make-To-Stock (MTS)、Make-To-Order(MTO)…等等專有名詞的運用或說明，都有助於你取得客戶的信任，縮短雙方溝通的阻礙。
除了上述專業與顧問的能力之外，顧問的EQ管理，也是非常重要的一環，如何控制情緒、運用情緒，鼓動氣氛以達成某一種目的，都是顧問的方法之一。
尤其，顧問必需有面對內部長官質疑的抗壓力，一切的挫折莫過於內部的挫折。沒有人天生下來就是顧問，不論內外部的挫折，顧問要有從挫折(過錯)中學習成長的能力。以上提供給有志於從事ERP顧問工作的朋友，你準備好要開始了嗎?
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